Трудовые книжки ведутся на всех работников работающих в учреждении. Правила назначения ответственного за ведение трудовых книжек, акт приема передачи трудовых книжек и срок их хранения важный аспект делопроизводства. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места указываются в одной обобщенной записи (п. 32 Положения о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 34 Положения о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2017».

Срок хранения

Трудовая книжка работника хранится на предприятии столько времени, сколько он трудится на этом месте (статья 66 ТК РФ). Книжка возвращается владельцу в день увольнения. Если человек не забрал документ, его предупреждают о необходимости это сделать. Книжку выкладывают отдельно от других.

Через 3 месяца, если владелец так и не забрал свой документ, выполняются следующие действия:

  • в ТК делается запись о том, что владелец не работает на предприятии, и что книжку он не забрал;
  • такая же запись делается в карточке личного учета и регистрационном журнале;
  • документальные подтверждения попыток передачи книжки ее владельцу вкладываются в личное дело работника.

С этого момента книжка признается невостребованной и хранится в том же месте, что и раньше, но в отдельной пачке.

Невостребованные ТК, согласно инструкции, хранятся 2 года. Далее их передают на хранение в архив предприятия. Там она останется на 50 лет.

Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя. Выдайте сотруднику заверенную копию либо выписку из трудовой книжки. Сделать это вы обязаны по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней с момента его подачи. Об этом сказано в пункте 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату полностью возлагается на сотрудника, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

Картинка

Иногда нужно узнать собственника квартиры, не имея при этом доступа к правоустанавливающим документам. Например, если хотите купить жилье, но продавец находится в другом городе, а верить ему на слово не очень хочется. В статье расскажем, как узнать собственника квартиры по адресу или кадастровому номеру и что с этой информацией делать дальше. 7 способов проверить собственника квартиры В онлайн-сер Читать подробнее

Приказ о назначении лица, ответственного за ТК

При отсутствии специалиста кадровой службы или менеджера по работе с персоналом, руководитель имеет право:

  1. Принять производство ТК под свою ответственность.
  2. Делегировать ответственность за их ведение и хранение одному из сотрудников по своему усмотрению.

Избранный руководителем сотрудник назначается приказом. В приказе указывается фамилия, имя и отчество лица, его должность.

Копия приказа подписывается сотрудником в том, что с приказом он ознакомлен. Далее приказ регистрируется в книге приказов на общих основаниях. С назначенной в приказе даты, постановление об ответственности за ведение и хранение ТК вступает в силу.

Если руководитель выполняет обозначенные обязанности сам – приказ не потребуется, его ответственность за ведение ТК предусмотрена на основании вменённой ему общей ответственности за организацию производственных процессов.

Скачать образец приказ об ответственном за ведение трудовых книжек можно ниже.
Скачать образец (бланк) приказа о назначение ответственного за ведение трудовых книжек.

Назначение

При назначении ответственного лица определяются условия, на которых сотрудником принимаются полномочия.

Они могут:

  • освобождать его от других видов работ;
  • предоставлять определённую компенсацию;
  • устанавливать доплату;
  • осуществляться наряду с основной деятельностью без предусмотренной компенсации или доплат.

При назначении руководитель просматривает штатное расписание и выбирает подходящую кандидатуру. Уместно сориентироваться и на известное своей ответственностью лицо.

После предварительной беседы и получения согласия со стороны работника, составляется приказ о передаче ему обозначенных полномочий.

Приступить к исполнению обязанности он может после проведения с ним инструктажа (под роспись), а также – после его обучения работе с персональными данными.

Перечень потенциальных уполномоченных на данный вид работы составляют:

  • бухгалтера;
  • секретари делопроизводители;
  • личные секретари;
  • офис менеджеры;
  • иные сотрудники.
При назначении ответственного лица работодатель не имеет права прибегать к понуждению кроме случаев, когда вменённая обязанность содержит должностные инструкции (например, для кадровиков).

Смена ответственного

Смена уполномоченного, независимо от причин осуществляется приказом. Руководитель издаёт приказ:

  • об освобождении ответственного лица;
  • о назначении ответственного лица.

Освобождение уполномоченного и назначение нового, может осуществляться одним приказом или двумя разными. Ситуация зависит от одновременности назначения или от наличия временного отрезка между назначениями.

При смене уполномоченного, его также необходимо проинструктировать об основных положениях проведения процедуры ведения и хранения ТК.

Акт приёма-передачи ответственности

При назначении или смене ответственного лица, право распоряжения трудовыми книжками переходит к нему только после их принятия специальным актом.

Акт составляется на основании приказа о принятии данных полномочий, при создании комиссии из незаинтересованных лиц.

Акт устанавливает дату проведения передачи ответственности и определяет число членов комиссии с указанием:

  • их должности;
  • фамилии и инициалов.

Далее даётся полный перечень книжек сотрудников, с указанием фамилии, инициалов и должности каждого из владельцев ТК.

Если документов много, их необходимо классифицировать по подразделениям, где работают сотрудники, а внутри располагать в алфавитном порядке.

Акт составляется на основании имеющихся в наличии книжек.

Те, которые находятся на руках у сотрудников и оформлены надлежащим образом, передаются отдельно в конце списка, с наименованием имеющегося в наличии заместительного документа.

После составления документ подписывается членами комиссии, а лицо, передающее полномочия освобождается от ответственности.

Если замена не найдена, документы передаются актом руководителю. Впоследствии потребуется очередной акт передачи ответственности от руководителя – к назначенному им лицу.

Скачать образец (бланк) акта приема-передачи трудовых книжек.

Действия работодателя в случае утери

Фото 2

Несмотря на принятые меры по сохранности книжек работников, бывают случаи, когда они портятся или теряются.

Что делать в этой ситуации:

  • виновным в порче или утере книжки является кадровик. Он мог сделать это случайно или специально. Работодатель оформляет дубликат документа. Сведения о стаже работника есть в личной карточке. Данные о предыдущих местах работы можно указать одной обобщенной записью (пункт 32 Положения о ТК);
  • произошло ЧП, и пострадала кадровая документация предприятия. В подобных ситуациях создается спец. комиссия. Она занимается восстановлением данных о рабочем стаже, при этом используются другие бумаги или показания свидетелей (пункт 34 Положения о ТК).

Если увольняющийся человек не смог получить трудовую книжку в день увольнения (она была утеряна, ее отказались выдавать, или причины увольнения внесены некорректно), за весь период ожидания выдачи документа, он должен получить зарплату. Новой датой увольнения станет день, когда он получил на руки свою трудовую книжку.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству. Подробно как правильно сделать копию трудовой книжки по этой ссылке

Картинка

Что собой представляет свидетельство о смерти, и в каких случаях оно может вам потребоваться? Насколько сложно получить этот документ сегодня и с какими Читать подробнее

Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Получая трудовую книжку при увольнении. сотрудник должен расписаться в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей (п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками (в случае смерти сотрудника). Невостребованные – не менее 50 лет. Такой порядок и сроки хранения предусмотрены в пункте 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и перечне, утвержденном Росархивом от 6 октября 2000 г.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Приказ о назначении лица, ответственного за документ

Скачать бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек бесплатно в формате word

Не всегда в компании есть кадровик или менеджер по работе с персоналом.

В этом случае руководитель фирмы может предпринять следующие действия:

  • заняться трудовыми книжками сотрудников лично;
  • назначить ответственным за их ведение и хранение любого выбранного им сотрудника.

Приступить к работе человек сможет только после издания приказа, в котором указывается ФИО, а также должность ответственного сотрудника.

Приказ передается работнику на ознакомление и подпись (как подтверждение факта ознакомления). Данные документа заносятся в книгу приказов. Назначенный руководством сотрудник приступает к выполнению новых обязанностей с даты, указанной в приказе.

Обратите внимание! Если руководитель самостоятельно занимается книжками сотрудников, издание приказа не предполагается. Дело в том, что его должность уже предусматривает общую ответственность за организацию производственных процессов на вверенном ему предприятии.

Оформление трудовой книжки впервые

Фото 3

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Читайте также: Как устроиться на работу после декрета

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от N 4462-I.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся без сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике;

— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

— сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Где и как хранить трудовые книжки

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В свете п. 42 Положения о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО, требования к условиям хранения которых описаны в постановлении Правительства РФ от № 359. П. 16 указанного постановления говорит о том, что БСО нужно хранить в металлических сейфах, шкафах или оборудованных помещениях, которые исключают возможность хищения или порчи.

В то же время Положение о ТК не содержит данных, позволяющих бесспорно отнести уже оформленные книжки к БСО. Это позволяет выбрать место хранения самостоятельно: главное, чтобы условия позволяли обеспечить защиту от утери и порчи документов.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 37 Положения о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником, тогда п. 43 Положения о ТК диктует нам необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования. Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Где и как они должны храниться

Фото 4

Обязанность по хранению личных книжек трудящихся, а также бланков и вкладышей возлагается на нанимателя (Правительственное постановление «О трудовых книжках», издано 16 апреля 2003 года за № 225) (далее – Положение о ТК).

Согласно п. 42 данного Положения, бланки книжек относятся к бланкам строгой отчетности (БСО).

Как их правильно хранить, указано в Правительственном постановлении за № 359 от 6 мая 2008 года. В пункте 16 данного постановления говорится о том, что БСО находятся на хранении в металлических сейфах или шкафах, а также специально оборудованных комнатах. Главное условие места хранения – не подлежит порче, из него невозможно похитить документы.

Следует отметить, что в положении о ТК нет конкретного указания относительно отнесения оформленных книжек к БСО. Таким образом, руководство предприятия имеет право самостоятельно определять место для хранения подобной документации. Важно, чтобы это было безопасное во всех отношениях место.

Так как книжки хранятся на предприятии до тех пор, пока действуют трудовые отношения между работником и работодателем, последний несет за них ответственность.

Возвращается документ сотруднику в день его увольнения. Если работник умер, документ под расписку могут получить его родные (пункт 37 Положения о ТК).

Посмотрите видео. 10 вопросов по трудовой книжке:

Кто отвечает за учет, ведение и хранение книжек

Скачать бланк акта приема-передачи трудовых книжек бесплатно в формате word

Оформлением или ведением личных книжек трудящихся на больших предприятиях занимаются сотрудники отдела кадров. Если компания небольшая, в ней обычно нет отдела кадров, и эти обязанности возлагаются на бухгалтера, секретаря или иное должностное лицо.

Учтите! Назначение сотрудника, ответственного за работу с ТК, происходит на основании приказа, изданного руководителем организации (пункт 45 Правил, утв. ПП РФ от 16. г. № 225). Документ составляется в произвольной форме.

Если происходит смена ответственного сотрудника, книжки следует передавать по акту приема-передачи дел. Чтобы не возникло никаких недоразумений, книжки перечисляются с указанием ФИО владельцев и реквизитов.

Бумаги о передаче подписываются лицом, передавшим документы, и лицом, которое их приняло. Если книжки не все, составляется соответствующий акт с указанием причин отсутствия.

Согласно пункту 41 указанных выше Правил, человек, который увольняется с работы, должен получить свою трудовую книжку. При этом ему нужно расписаться в личной карточке, книге учета движения ТК и вкладышей.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Расчет стажа работы по трудовой книжке.

Картинка

Обновлено: май 2019. Многие работодатели путают аттестацию рабочих мест с аттестацией работников. Важно понять, что аттестуется именно рабочее место, а не работник! Читать подробнее

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Процедура правильного хранения

Основным правилом хранения является процедура контроля, за сохранностью кадровых документов.

Трудовые книжки по общему положению, установленному Трудовым кодексом в статье 66, должны храниться у работодателя на всём протяжении трудовой деятельности лица. В день увольнения работодатель или ответственное лицо выдаёт её на руки, под роспись.

Она заводится на работника принятого по основному трудовому договору не позднее, чем через 5 рабочих дней, руководствуясь частью 4 статьи 66 ТК РФ.
Заполнение ТК производится с опорой на правовые основания Трудового кодекса, при использовании стандартных формулировок заполнения, в соответствии с установленным регламентом. Внесённые записи должны иметь безупречный вид, выполняться без помарок и исправлений.

После заполнения сведений о приёме на работу, документы регистрируются в соответствующих этому, журналах учёта. После регистрации документация раскладывается по отведённым местам.

Организация места для хранения

Где должны храниться трудовые книжки работников и как хранить трудовые книжки?

Условия хранения трудовых книжек регламентировано Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Оно определяет, что данный документ относится к статусу документации, подлежащей строжайшему учёту и контролю. На этом основании место хранения должно обеспечиваться надлежащей максимальной защитой.

Практически каждый работодатель понимает, что отсутствие прямых указаний не отменяет перестраховки хранения трудовых книжек в сейфе или несгораемом шкафу особой прочности. В чрезвычайных ситуациях с него востребуется отчёт по принятым мерам безопасности.

Хранение этих документов на открытых полках стеллажей в местах свободного доступа – недопустимо. Эти сведения относятся к персональным данным, а их утрата чревата сложными правовыми последствиями.

Места для хранения бланков ТК

Вновь прибывшие сотрудники обеспечиваются трудовой книжкой после оформления на работу. Она заводится непосредственно на предприятии, на новом, чистом, ранее не использованном бланке.

Бланк ТК – основа книжки сотрудника, который, однако, не имеет аналогичной ценности. Соответственно его хранение не связано с определёнными условиями.

Где хранятся чистые бланки трудовых книжек? Храниться бланки могут в месте, предусмотренном сотрудником кадровой службы или непосредственно руководителем.

Если бланки подвергнутся порче – организация понесёт незначительный материальный ущерб, ограниченный приобретением новых экземпляров.

Тем не менее, добросовестный сотрудник обязан хранить их в чистоте и не оставлять в доступном месте, стараясь ограничить их от возможности хищения.

Не надлежащее хранение бланков может спровоцировать преступный умысел у морально неблагонадёжных лиц. Хотя во многих регионах бланки ТК находятся в свободной продаже.

Испорченные бланки списываются специальным актом и уничтожаются.

Вопросы и ответы

Про хранение трудовых книжек на предприятии. Скажите, можем ли мы хранить трудовые книжки сотрудников филиала в филиале, возложит ответственность за хранение на директора филиала? При увольнении подписываться в Т.К. директору филиала и ставить печать филиала?

Эксперт:

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 10 октября 2003 г. N 69 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК :

 http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=44948

читайте.

Эксперт:

  • Надежда!
  •  Правила хранения трудовых книжек установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках»
 СОгласно п. 42 и 45 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

 То есть, ответственность  за хранение и ведение трудовых книжек возлагается на работодателя,  который  назначает  специально уполномоченное лицо.

Чтобы передать ведение трудовых книжек в обособленное структурное подразделение, работодателю необходимо, во-первых, создать единую кадровую службу; во-вторых, изготовить для нее необходимое количество печатей; в-третьих, уполномочить приказом (распоряжением) одного из работников вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки сотрудникам, работающим в обособленном подразделении.В таком случае уполномоченный работник вправе заверять печатью кадровой службы организации переданные ему для ведения и хранения в обособленном подразделении трудовые книжки.

В положении о филиале (представительстве) или в других локальных нормативных актах необходимо установить, что кадровые службы, созданные в обособленных структурных подразделениях, входят в состав единой кадровой службы организации. Затем юридическое лицо (головная организация) может изготовить необходимое количество печатей своей единой кадровой службы (с учетом количества созданных обособленных структурных подразделений). На печать кадровой службы может проставляться соответствующий порядковый номер. П

Вобособленных подразделениях такие печати передаются специально уполномоченным должностным лицам (сотрудникам), на которых приказом (распоряжением) работодателя возложена ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, руководителю этого подразделения)10. Все эти вопросы опять-таки целесообразно урегулировать в локальных нормативных актах (например, в положении о кадровой службе и положении об обособленном подразделении).

В результате хранение и ведение трудовых книжек сотрудников, принятых для работы в обособленных структурных подразделениях организации, будет осуществляться в этих подразделениях на вполне законных основаниях.

Таким образом, работодателю следует уполномочить  директора  филиала  производить ведение и хранение трудовых книжек, соответствующим приказом.

 С уважением Ф, Тамара

Я устроилась на работу и получилось,что все вопросы с документами свалили на меня. Я в этом пока мало что понимаю, т.к. по образованию инженер. Генеральный сказал мне самой себе сделать трудовую. В связи с этим вопрос как? Где ее купить,как заполнить,что нужно и куда надо сообщать данные и какие данные? Может где то регистрировать или еще что то? Можете пожалуйста подробно расписать это, я не нашла в интернете полной информации. У кого должна храниться трудовая книжка?

Эксперт:

Ольга.

Бланк трудовой книжки можно приобрести в любом магазине бланков, заполнить информацию о себе (ФИО) можете сами, отметку о месте работы делает Ваш работодатель. Трудовую книжку вы не обязаны нигде регистрировать. В последствии трудовая книжка хранится у работодателя. Больше от Вас ничего не требуется.

Эксперт:

Ст. 65 ТК РФ: При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

Таким образом, требования работодателя неправомерны, он должен самостоятельно оформить трудовую книжку (в течение недели после принятия на работу)

Вопрос в том, на какую должность Вы устроились и соответственно входит ли в ваши должностные обязанности решение кадровых вопросов, в том числе ведение трудовых книжек. 

Порядок заполнения тк установлен Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Необходимо ли уведомлять работника о том, что его трудовая книжка будет храниться в головном офисе организации в другом городе?

Эксперт:

С учетом положений  Постановления от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», устанавливающий порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, трудовая книжка должна хранится у работодателя. Если трудовой договор (контракт) заключен с руководителем филиала организации, то и хранится она должна там, а если же с организацией в целом, то возможность хранения в головном офисе имеется.

Удачи!

Источники

Использованные источники информации.

  • https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/gde_dolzhny_hranitsya_trudovye_knizhki_rabotnikov/
  • https://potreb-prava.com/trudovoe-pravo/gde-dolzhny-xranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov-i-kto-neset-otvetstvennost-za-nix.html
  • http://pravostoriya.ru/gde-dolzhny-hranitsya-trudovye-knizhki-rabotnikov/
  • https://naim.guru/trudovaya-knijka/vedeniya-hraneniya-i-uchyot.html
  • https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий